Cómo escribir mails más eficaces

Nos jugamos mucho con un correo electrónico. Más de lo que
pensamos: nuestra relación con un amigo, con la pareja y, por supuesto, el
trabajo. Más allá de lo bien o mal que se te dé escribir, ¿sabes que existen
técnicas y algunos trucos para ser más eficiente con tus mensajes?

Aquí te explico cómo escribir correos electrónicos solucionar conflictos trabajo¿Te animas a averiguar de qué depende el éxito
de un correo electrónico bien hecho?

La redacción eficaz de un correo electrónico puede ser crucial

Así es. Conseguir un puesto de trabajo, un ascenso, un despido, la solución a un problema, una reconciliación con un amigo, prestigio, una beca, una declaración de amor… y cómo no, solucionar conflictos de trabajo redactando bien los correos electrónicos. ¿Se te ocurren más cosas que puedes lograr? Seguro que sí. Pues todo ello:

Será consecuencia de las palabras que elijas.
Será consecuencia del orden en el que estructures las ideas.
Serán consecuencia del tono que emplees.
Serán consecuencia de tu calidad de escritura (ortografía, sintaxis…).

¿Cómo abordar un problema en el trabajo mediante un correo electrónico?

Párate y piensa. ¿Cuántos correos de agradecimiento recibes en el trabajo? Si me dices que muchos, me has matado… ¡Entonces he trabajado en los peores sitios del mundo! Sí, cuento en mi haber con algún sitio para olvidar, pero el hecho de no dar las gracias es un mal que se extiende como la peste en la mayoría de las empresas, sean buenas o malas.

Sabemos que la tónica general es que si haces algo bien no te dirán nada. Muchos se escudarán en decir que es tu obligación hacerlo bien. No les falta razón en que debes desempeñar lo mejor que puedas tus funciones, pero no es menos cierto que quien no agradece tus esfuerzos no aprueba la asignatura de recursos humanos, ni la de sana convivencia laboral.

Ahora bien, si lo haces mal te va a caer un chorreo porque tu obligación es ser perfecto y no cometer ni un solo fallo (sí, estoy siendo irónica). Vamos a ver. Aquí hay que tener un poco de sentido común: si de ti depende la integridad o salud de una persona, es cierto que un fallo en tu profesión será lógicamente reprochable (e incluso denunciable). Pero si tu error es de carácter administrativo, reparable y que su trascendencia no va más allá del planteamiento de una mejora de gestión, no es un drama. Con una advertencia constructiva, razonada y unas pautas para corregirlo será suficiente.

¿Por qué te cuento todo esto?

Porque el contexto en el que va a estar tu correo electrónico ya es, de por sí, hostil. Y encima tu jefe y tus compañeros se van a perder tu lenguaje no verbal, al no estar cara a cara y al no oír tu voz.

No te preocupes porque hay unos cuantos truquillos que mejorarán el resultado.

Mejorar el tono de tu correo electrónico

Ya hemos dicho que no van a ver tu lenguaje corporal: tu postura de acercamiento, tu sonrisa, tu frente arrugada con cara de bueno. Ni te van a oír, pero ojo, que la escritura también puede transmitir un tono determinado. Antes de escribir tu correo electrónico, haz lo siguiente:

Si estás muy enfadado por el problema que vas a tratar, espera a escribir. Sal si puedes a la calle, o vete al baño y mójate la cara; respira profundamente y piensa en algo que te guste o te anime: por ejemplo, imagínate haciendo ese viaje que harás en verano.
Sonríe mientras escribes. No es ninguna tontería, así no te sientas ridículo. Reír logra sinergias positivas, todo está conectado. ¡Incluso mejora los resultados de los atletas! Así lo confirmaron los doctores Noel E. Brick, Megan J. McElhinney y Richard S. Metcalfe en una publicación en la en la revista Psychology of Sport and Exercise. Los resultados mejoran al no percibir la carrera como esfuerzo. Por esa regla de tres, si sientes en positivo será más fácil afrontar el problema sin acritud.

Ya tienes el problema del tono controlado. Ahora vamos con la estructura: sí, cómo vas a contar con claridad todo eso que le tienes que soltar a ese compañero o a aquel superior. Créeme. El orden lo puede cambiar todo.

Estructura lo que vas a decir en tu correo electrónico

Así es. Los correos efectivos casi siempre siguen este patrón:

Empieza hablando del problema en sí, no cuentes la historia cronológicamente. Muchas veces hacemos esto porque queremos dar la información y contexto precisos con el fin de que nos entiendan mejor. Error. La gente no suele tener tiempo ni interés, y menos en el trabajo. Sé conciso y breve: di exactamente qué está pasando en el primer párrafo para asegurarte de que se enteran de lo que está pasando.
Motivo. A continuación explica qué ha originado ese problema. Sin duda, el destinatario tendrá curiosidad por saber la causa de ese inconveniente.
Da una solución. Aquí viene tu propuesta. Con los dos puntos anteriores has conseguido que el destinatario te esté prestando atención. A estas alturas casi seguro que estará agobiado, al ser consciente de que existe un problema. Leer una solución (la que le propones) será como un bálsamo que calmará su inquietud.
Advertencia. Sin parecer paternalista, pero sí objetivo y directo, narra las consecuencias que pueden suceder si no se soluciona el problema.

Consejo: Haz listas. Si son varias cosas las que tienes que exponer no las redactes en un mismo párrafo. Incluso dando un párrafo a cada idea no siempre es suficiente. Mejor enumera cada párrafo. Las personas necesitamos un poco de orden y los números, guiones o viñetas facilitan la asimilación de la información.

BONUS: 11 tips para ser más eficiente con tu correo electrónico

Plazo máximo 24 horas. Contesta los correos en un plazo máximo de 24 horas. Pero escucha: si puedes hacerlo en cuestión de minutos, tu imagen de eficiente se multiplicará. Aquí es importante que distingas lo urgente y lo importante.
Mejor en cuestión de minutos. Para que no se acumulen correos sin respuesta en tu bandeja de entrada, contesta inmediatamente aquellos correos con los que no te vas a entretener más de unos pocos minutos. Además de liberarte psicológicamente, pondrás en movimiento soluciones y propuestas, evitando que se estanquen. Mientras las lanzas y las gestionan los demás, tú puedes dedicarte a lo urgente.
Da señales de vida. Si la respuesta a un correo implica un análisis o una gestión previa y por ello no puedes dar la solución en ese momento, no desaparezcas en combate hasta que tengas todo hecho. Contesta en los plazos mencionados más arriba explicando que te vas a demorar en la respuesta por los motivos que sean, pero que lo tienes anotado y en cuanto puedas te vas a poner con ello.
Palabras tranquilizadoras. Si aun así pasan los días y no tienes lista la información/respuesta/etc. que busca el emisor del mensaje, un correo de cortesía con las palabras “No me olvido de ti” o algo así siempre son tranquilizadoras. Si no respondes pronto pueden pensar que se te ha pasado la tarea y casi seguro que te llamarán o insistirán con otro correo, lo cual te angustiará más. Adelántate con una explicación corta, clara y amable. Así verán que te preocupas y que tienes todo controlado en tu agenda.

Por supuesto, si se trata de un problema importante no dejes que pase el tiempo. Si tienes la posibilidad, coge el teléfono o, mejor aún, reúnete cara a cara.

Adelanta el contenido. Si tu mensaje incluye un link al que remites a la otra persona, no seas vaguete y haz un resumen de lo que contiene el enlace. Además de hacerle ganar tiempo, despertarás interés y conseguirás lo que realmente deseas: que esté enterado de lo que le cuentas.

Lo mismo sucede si envías un archivo adjunto como una convocatoria, comunicado u otro tipo de información. Adelanta lo que contiene. Hay gente que no tiene tiempo para abrir archivos, o imagina que por algún motivo no lo pueden descargar. Facilita los datos clave al comienzo de tu mensaje, explica de qué va lo que envías y no lo supedites al texto del asunto. Le harás la vida más fácil a los demás y, de paso, a ti mismo.

Antes de nada. Lo primero que tienes que hacer: asunto y archivos adjuntos.

Antes de ponerte a escribir el cuerpo del mensaje rellena la línea del asunto. Así establecerás el tono que emplearás en el mensaje y te será más fácil recordarlo a lo largo de la redacción.

Por otro lado, si vas incluir archivos, adjúntalos según creas el mensaje. Puedes hacerlo incluso antes de rellenar el asunto. ¿Por qué? Es bastante frecuente despistarse y no mandarlo, más de lo que crees. En tu empeño de explicar bien lo que envías o dar instrucciones sobre si hay que hacer algo con ello, sumado a las prisas, puede que olvides adjuntarlo. A mí me pasó alguna vez cuando era jefa de prensa del Deportivo Alavés.

Imagínate la escena: tienes que enviar un comunicado importante, por ello escribes el asunto correctamente, el cuerpo de texto informativo, explicando de qué va etc… Pones los correos electrónicos de los destinatarios, das a enviar y… ups. ¡Pero si no les he mandado el comunicado! Es decir: lo importante. Así que me vi obligada a enviar otro correo seguidamente, pidiendo disculpas y con el comunicado adjunto, por supuesto. ¿Y qué fue lo primero que hice al escribir el segundo mail? Efectivamente: adjunté el documento.

Mejor en PDF. Hablando de documentos, en la medida de lo posible mándalos en PDF. De esa manera no podrán ser manipulados y darás una imagen más profesional. Otra cosa es que te pidan específicamente un formato Word, por ejemplo, para hacer correcciones sobre el texto. Pero si no te dicen lo contrario, conviértelos a PDF. Si no tienes Adobe instalado puedes hacerlo en línea. Hay muchos sitios web con ese servicio gratuito. Este es uno de ellos, por si te interesa: https://convertir-pdf.com
Correos personales en CCO. Si tienes que mandar un correo electrónico a varias personas a la vez y en tu lista de direcciones hay correos personales nunca los envíes en Copia o en Para. Estarás facilitando datos personales a terceros y no estás autorizado a hacerlo.

Asunto. El asunto es tan crucial que merece un post en sí mismo, pero voy a adelantarte unos cuantos puntos que no debes pasar por alto si quieres que lean el correo que envías.

No dejes el asunto en blanco. Aunque parezca una obviedad, mucha gente envía mensajes sin asunto, ya sea por prisas o dando por hecho que se sobreentiende el contenido. Conviene que tengas configurada la cuenta de correo para que te salte un mensaje si no has rellenado el asunto. Esto es muy útil para evitar asuntos en blanco.
Coloca las palabras más importantes al principio. Al menos la mitad de los correos electrónicos se leen ya en el dispositivo móvil y muchas veces el texto está cortado.
Se claro y específico. ve al grano y elimina las palabras innecesarias.
En lo posible, evita el uso de mayúsculas. Aunque creas que destacas el contenido, en el fondo parece que estás gritando.
Incluye en el asunto palabras clave lógicas que puedan ser filtradas para encontrar tu mail. Puede que el destinatario lo quiera recuperar y no lo encuentre. Así le facilitas la tarea.

Hilos de mails. Te voy a enseñar una pesadilla bastante común: Re:re:re:re:re:re:re:re:re:re:re:re: cena de Navidad. Y en el último mail estáis hablando de la auditoría de Calidad.

Cada tema distinto, un mail distinto con su correspondiente asunto distinto. No aproveches los hilos de mensajes anteriores. La gente no siempre va a tener ni el tiempo ni las ganas de leerse toda la conversación.

En caso de que sea necesario un reenvío, explica a los nuevos destinatarios a modo de resumen de qué trata todo eso. No tengas el cuajo de poner algo así como: FYI (for your information/para tu información) y les pasas el marrón de leerse todo. Darás una imagen de desganado y poco colaborativo con tus compañeros. Además, si de verdad te interesa que se informen del asunto correrás el riesgo de que esto no suceda.

Por supuesto, ten cuidado si has de reenviar un correo que, aparte de información laboral contiene comentarios personales tales como ¿Qué tal está tu madre tras la operación? A veces entablamos relaciones cercanas con las personas con las que trabajamos, aunque solo nos conozcamos virtualmente.

Ello hace que aprovechemos el mensaje para hacer comentarios humanos, que ns acercan a la otra persona y muestran nuestra preocupación o interés por sus cosas. Si lo hacemos desde la discreción y el respeto, son casi siempre bienvenidos y agradecidos. Ahora bien, sé prudente si vas a reenviar ese hilo de mensajes a terceros. Contienen información personal y privada.

Repasa el texto. Sí, lo sé, es que tienes mucha prisa y hay que mandarlo ya. Pero acostúmbrate a repasar el mail antes de enviar y considera este acto parte de la confección del propio correo electrónico.

En primer lugar, una sintaxis mal elaborada o una estructura desordenada puede hacer que no se entienda lo que quieras decir.
Por otro lado, las faltas de ortografía provocan desconfianza, escasa credibilidad y mala imagen en general.

Si no se te da muy bien escribir, hazlo en Word. El corrector te chivará lo más gordo, subrayando en rojo erratas o faltas de ortografía. Asimismo, te subrayarán en azul las faltas de concordancia. Ojo, no es 100% efectivo porque a veces hay cosas que están bien y las señala y viceversa. Pero es una herramienta de gran ayuda para salvar los muebles. También se pueden configurar las propias cuentas de correo para tal fin. Yo prefiero hacerlo en Word, pero eso ya depende de ti.

Ahora te toca a ti: ¿qué trucos haces? ¿Cuál fue el error más garrafal que cometiste mandando un correo? ¿Algún consejo que nos puedas dar? ¡Déjalo en los comentarios para que aprendamos todos! 🙂

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